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Bewerbungsdossier
Übersicht
CV
Begleitbrief
Arbeitszeugnis
Übersicht
Für interessante Stellen haben Personalverantwortliche viele, manchmal bis mehrere Hundert Bewerbungen vor sich liegen. Da bleibt ihnen wenig Zeit für ein genaues Studium. 30 bis 60 Sekunden müssen für eine erste Auswahl genügen! Ca. 80% der Dossiers werden als Folge in den Ordner „Absagen“ abgelegt. Grund genug, sich Zeit zur Erarbeitung von vollständigen und perfekten Bewerbungsunterlagen zu nehmen.
Ziel – aus der Optik der Personalverantwortlichen – ist die Beurteilung von Bewerbungsunterlagen und die Auswahl derjenigen, die eingehenden Analysen unterzogen werden sollen. Die Vorauswahl konzentriert sich – im Gegensatz zur Feinanalyse – auf die unabdingbaren Anforderungen (Muss-Kriterien), die der Bewerbende erfüllen muss. Die Vorauswahl trägt dazu bei, dass die Personalbeschaffung möglichst effizient und kostengünstig und gegenüber den Bewerbenden schnell, offen und fair abläuft.
Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen
- Begleitschreiben
- Lebenslauf (CV)
- Foto
- Kopien der Zeugnisse (Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse)
- Kopien der Diplome
- evtl. Referenzliste
- Handschriftprobe (nur wenn explizit gefordert!)
Reihenfolge der Unterlagen
- Begleitschreiben (lose auf dem Bewerbungsdossier liegend)
- Lebenslauf (mit Foto)
- Arbeitszeugnisse
- Abschlüsse bzw. Diplome
Weitere Informationen finden Sie hier Checkliste: Bewerbungsunterlagen
CV
Der Lebenslauf bzw. ein CV (Curriculum Vitae) gehört zum Kern jeder Bewerbung. In übersichtlicher Form gestaltet, informiert er die Lesenden sachlich über die Personalien, Aus- und Weiterbildung, berufliche Tätigkeiten, besondere Kenntnisse / Fähigkeiten, ausserberufliche Engagements und Hobbies.
Die bekanntesten Formen der Darstellung dieser Informationen sind:
- Tabellarischer Lebenslauf
- Stichwortartiger Lebenslauf
Ein stichwortartiger Überblick über den beruflichen und privaten Werdegang hat sich durchgesetzt. Ein tabellarischer Lebenslauf ist übersichtlich und deshalb gerne gesehen.
Unabhängig davon, welche Form der Darstellung Sie wählen, bezüglich der chronologischen Reihenfolge nennen Sie immer zuerst die aktuellsten Dinge und am Schluss die älteste Tätigkeit. Die Lesenden Ihres CVs interessieren sich wahrscheinlich am meisten für Ihre jüngsten Engagements und eher weniger, was Sie – vor langer Zeit! – in Ihrer Jugend gemacht haben!
Der Profi macht u.a. eine Zeitfolgen- und Positionsanalyse. Bei der Zeitfolgenanalyse interessiert ihn, ob es Lücken in Ihrer Biografie gibt – und wenn ja, weshalb! Die Positionsanalyse gibt Aufschluss über Ihren Auf- und Abstieg im Beruf. Falls Sie entweder zeitliche Lücken oder Karriere-Knicks haben, versuchen Sie nicht, den Lesenden zu täuschen, sondern geben Sie kurze und nachvollziehbare Erklärungen – ohne Rechtfertigungen – ab!
Halten Sie sich immer vor Augen: Auch der Lebenslauf bietet Ihnen die Möglicheit, sich möglichst optimal zu vermarkten! Dies bedeutet aber nicht, dass Unwahrheiten oder Übertreibungen in den Lebenslauf gehören!
Der Lebenslauf sollte 3 Seiten nicht überschreiten!
Und – last but not least – auch der Lebenslauf sollte ergebnis- bzw. nutzenorientiert verfasst sein!
Mehr Informationen dazu finden Sie hier Checkliste: Lebenslauf
Begleitbrief
Das Begleit- bzw. An- oder Bewerbungsschreiben ist oft das Erste, was Personalverantwortliche von Ihnen zu Gesicht bekommen. Hier gilt ganz besonderes: Der erste Eindruck muss überzeugen! Halten Sie sich das Ziel des Begleitschreibens vor Augen: eine Einladung zum Interview!
- Halten Sie Ihren Begleitbrief kurz und konkret – drei bis vier Absätze sollten reichen (entspricht etwa zwei Drittel einer ganzen Seite), maximal eine A4-Seite.
- Im Journalismus gibt es eine Regel, die besagt, dass kein Satz länger als 15 Wörter sein sollte.
- Nutzen Sie positive und von Ihnen bereits eingeholte Unternehmensinformationen, um Ihr Interesse am Unternehmen zu unterstreichen.
- Ihr Schreiben sollte motiviert wirken und Vertrauen erwecken.
- Schreiben Sie das Begleitschreiben nur auf Verlangen von Hand!
- Wählen Sie eine Schrift, welche dem Inhalt und dem Zweck des Schreibens entspricht. Verzichten Sie auf Zier- und Schreibschriften. Verwenden Sie eher Schreibmaschinenschriften (wie Courier) oder auch Schriften wie Arial, Frutiger oder Tahoma. Verwenden Sie im gleichen Dokument oder überhaupt in sämtlichen Bestandteilen Ihres Bewerbungsdossiers nur eine, höchstens zwei Schriftfamilien. Falls Sie zwei Schriften kombinieren, dann ist eine Serifenschrift für den Text und eine serifenlose Schrift für Titel empfehlenswert.
- Die Zeilenlänge wird von der Grösse der Schrift resp. von der Grösse der Seite bestimmt. Ein gut lesbarer Text umfasst i.d.R. ca. 55 bis 60 Anschläge je Zeile.
- Die Spaltenlänge sollte minimal 35 Zeichen betragen. Verwenden Sie innerhalb eines Dokumentes gleichmässige Zeilenabstände.
- Etwas fett zu markieren ist sinnvoll. Unterstreichen ist altmodisch.
- Wählen Sie Flattersatz. Dieser ist moderner; er wirkt zudem lesefreundlicher.
- Verwenden Sie beim Begleitschreiben keine Zwischentitel.
Weitere Expertentipps finden Sie hier Checkliste: Begleitbrief
Arbeitszeugnis
Die Wichtigkeit und die Wirkung von Arbeitszeugnissen sollte nicht unterschätzt werden. Ebenso wie die Thematik rund um Geheimcodes und Verschlüsselungstechniken, denn diese sind – trotz verpöntem Dasein – nach wie vor in der Praxis sehr verbreitet. Es wird noch lange nötig sein, die Sitten und Unsitten rund um das Arbeitszeugnis zu kennen. Wer darüber Bescheid weiss, kann sich vor Überraschungen schützen!
Folgende Grundsätze müssen beim Verfassen von Arbeitszeugnissen befolgt werden:
- „Codes“ sind zu unterlassen
- Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit
- Wahrheit vor Wohlwollen
- Wesentliche Tatsachen nicht weglassen
- Eingehende Beurteilung des Mitarbeitenden durch den direkten Vorgesetzten wird vor der Erstellung des Arbeitszeugnisses vorausgesetzt!
- Klarheit wird erzielt, wenn Zeugnisinhalte mit den Mitarbeitenden besprochen werden. Durch offene Kommunikation wird geprüft, ob die Informationen richtig verstanden wurden.
Zeugnisse müssen einerseits wahrheitsgetreu, andererseits aber auch wohlwollend formuliert sein. „Wohlwollend“ und „wahrheitsgetreu“ bilden bei Mitarbeitenden mit mangelhaften Qualifikationen, Verhaltensweisen oder Leistungen einen Widerspruch.
Eines der heiklen Themen rund um das Arbeitszeugnis ist der Zielkonflikt zwischen dem gesetzlichen Anspruch, dass der berufliche Werdegang der Mitarbeitenden nicht behindert werden darf, und dem Anspruch, dass zukünftige Arbeitgeber ein klares Bild über das Arbeitsverhältnis vermittelt bekommen müssen. Diese Grundsätze führen bei schlecht qualifizierten Mitarbeitenden oft zu verschleierten Formulierungen, codierter Sprache oder zu Gefälligkeitszeugnissen.
Wohlwollend bedeutet, dass vereinzelte Vorfälle oder geringfügige Verfehlungen bei einer Gesamtwürdigung der betroffenen Person unerwähnt bleiben müssen. Das Zeugnis soll die wohlwollende Beurteilung der für den Mitarbeitenden typischen charakteristischen Elemente enthalten.
Es darf nichts Wesentliches verschwiegen werden. Das bedeutet, dass Angaben über das Arbeitsverhältnis wahr und objektiv formuliert sein müssen. Negative Aussagen gehören dann in ein Zeugnis, wenn sie für die Gesamtbeurteilung massgebend sind. Negativaussagen sollten milder ausgedrückt und gute Qualitäten betont werden. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Gefälligkeitszeugnisse zu Schadenersatzverpflichtungen führen können.
Weitere hilfreiche Tipps gibt es hier Checkliste: Arbeitszeugnis und hier Checkliste: Bewerbungsunterlagenfehler
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